Verfahrensdokumentation Kasse

Verfahrensdokumentationen ab 1.1.2020

Kassen- und Buchführungssysteme

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 ist § 146a AO eingeführt worden, wonach ab dem 1.1.2020 die Pflicht besteht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen sind (Quelle: BMF).

Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.

Wer den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht nachkommt, wird bei einer Betriebsprüfung möglicherweise großen finanziellen Schaden (z. B. Schätzungen) erleiden.

Der Schaden mangelnder Professionalität kann Existenzverlust des Betriebsinhabers zufolge haben oder auch zum Mandatsverlust beim Steuerberater führen.

Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation soll buchungsrelevante Abläufe und die dabei verwendete Hard- und Software beschreiben, so schreiben es die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) vor.

Mit Hilfe einer Verfahrensdokumentation sollen Betriebsprüfer zum Beispiel bei einer Kassennachschau alle steuerlich relevanten Informationen und Prozesse schnell nachvollziehen und überprüfen können.

Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventio­nellen oder IT-gestützten (Kassen-)Buchführung sowie der damit verbundenen sonstigen handels- und/oder steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.

Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit kön­nen weit­reichend sein: z.B. Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zuschätzungen von Betriebseinnahmen, Bußgeldern und ggf. Steuer­strafverfahren.

Wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen ist die Verfahrensdokumentation der (Kassen-)Systeme.

Unternehmer und Freiberufler sind verpflichtet detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten, Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen einer Veränderung unterliegen.

Grundsatz der Unveränderbarkeit

Die Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation besteht insbesondere darin, dass deren Unveränderbarkeit – nachprüfbar – gegeben sein muss.

So erfüllen Verfahrensdokumentationen, die rein in Textprogrammen erstellt wurden, möglicherweise nicht die Voraussetzungen der Finanzverwaltung, weil nicht nachprüfbar ist, wann diese Dokumentationen (tatsächlich) erstellt worden sind.

Damit besteht die Gefahr, dass solche Verfahrensdokumentationen nicht anerkannt werden.

Verfahrensdokumentationen sollten, damit sie nicht verworfen werden, durch geeignete Stellen erstellt und regelmäßig gepflegt werden.

Keine Kompromisse

Da eine Verfahrensdokumentation allen Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht werden muss, sollte bei der Auswahl der geeigneten Stelle für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation die Seriosität und Professionalität im Vordergrund stehen.

Regelmäßige Anpassungen

Bei einer Verfahrensdokumentation handelt es sich im Übrigen nicht nur um eine einmalige, sondern um eine regelmäßig im Betrieb auf Veränderungen basierende – also dauerhafte – Verpflichtung.

Service für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentationen zu erstellen bedarf eines immensen Zeitaufwands. Mehrere Stunden bis Tage – je nach Größe des Unternehmens – kann dies in Anspruch nehmen.

Für kleine und mittelständische Steuerberatungspraxen ist ein solches Aufkommen personell häufig nicht zu bewältigen – und auch nicht unbedingt deren Aufgabe.

Outsorcing ist daher eine geeignete Lösung für diese Kanzleien, bei deren Verwirklichung wir – unter Beachtung des Mandatsschutzes – erfolgreich mitwirken.

Service für Unternehmer und Freiberufler

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